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In the workspace settings, you will find the “User Management” button. Access a tabular overview of all users to see what status a user has and assign them to groups, which promises an even better overview.
Accounts can be removed at anytime by clicking on x in the below overview at the end of the row. Removed accounts will not be notified but will be converted to a free Join plan instantly. They can then choose to create their own Connect workspace if they consider to continue using viewflip at any time.
You can assign users (internal team members or external partners) to your workspace with their e-mail address. To make the setup as easy as possible, you optionally can set the required account information (first- and lastname) on their behalf, then all they have to do is choose a username in the first step of the installation.
You can decide whether you want to inform the user by e-mail or just send them a link. The download link appears if the account is not already registered. In case the account is already assigned to a Connect workspace, a notification will be sent that you want to connect. If the account is registered as a Join user, they will be assigned to your workspace directly, if they have allowed this in general.
You can assign all accounts that are assigned to your workspace to a specific group. Choose from the pre-installed groups “Team”, “Client” and “Partner” or create your own.
This not only helps you to keep track, but is also the first step towards our plans to let you assign different authorizations and user settings.
In den Workspace-Einstellungen bietet sich dir die Schaltfläche „Nutzerverwaltung”. Greife darüber auf eine tabellarische Übersicht aller Benutzer zu, um zu sehen, welchen Status ein Nutzer hat. Hier kannst du jedem Nutzer auch eine bestimmte Gruppe zuweisen, was einen noch besseren Überblick verspricht.
Nutzer können jederzeit entfernt werden über x am Ende der jeweiligen Zeile der nachfolgenden Übersicht. Entfernte Nutzer werden nicht in Kenntnis gesetzt, jedoch umgehend in einen kostenlosen Join-Tarif umgewandelt. Ihnen ist dadurch die Möglichkeit gegeben, einen eigenen Connect-Workspace zu erstellen, sofern sie viewflip zu gegebener Zeit für sich weiternutzen möchten.
Nutzer (interne Team-Mitglieder oder externe Partner) lassen sich dem eigenen Workspace über deren E-Mail-Adresse zuweisen. Um die Einrichtung so einfach wie möglich zu gestalten, lassen sich die erforderlichen Kontoinformationen (Vor- und Nachname) bereits optional stellvertretend angeben, wodurch dann im ersten Schritt des Onboardings nur die Vergabe eines eigenen Nutzernamens erforderlich ist.
Die Einrichtung erfolgt nach Bedarf per generiertem Link oder E-Mail-Benachrichtigung. Der Link erscheint nur, wenn das Nutzerkonto noch nicht existiert. Für den Fall, dass das Nutzerkonto bereits einem Connect-Workspace zugewiesen ist, wird eine Benachrichtigung gesendet, dass du eine Verbindung herstellen möchtest. Wenn das Nutzerkonto als Join-Tarif registriert ist, wird es deinem Workspace direkt zugewiesen, vorausgesetzt die generelle Erlaubnis dafür ist in den Einstellungen erteilt.
Alle Nutzer eines Workspaces lassen sich spezifischen Gruppen zuweisen. Wähle aus den voreingestellten Gruppen „Team”, „Client” und „Partner” oder erstelle eine eigene.
Das ist nicht nur hilfreich um den Überblick zu behalten, sondern auch ein erster Schritt in die Richtung unseres Vorhabens, unterschiedliche Nutzer-Rechte und Einstellungen zuweisen zu können.
